Pflegefachkraft aus Indonesien einstellen: Schritt für Schritt

Wie lange dauert es insgesamt?

Üblicherweise 6 bis 9 Monate vom Vorstellungsgespräch bis zur ersten Schicht. In dieser Zeit laufen Deutschkurs, Anerkennungsverfahren, Visum, Flug und Ankunft. Alle Zeiträume, die ich nenne, sind Richtwerte. Behörden entscheiden unabhängig von uns, deshalb sage ich keine festen Fristen zu. Die zuständige Stelle und typische Wartezeiten je Bundesland finden Sie in unserem Anerkennungs-Ratgeber.

Schritt 1: Wie beschreibe ich meine Stelle?

In einem Erstgespräch, das unverbindlich ist. Danach folgen Vertrag und die Beschreibung Ihrer Stelle. Das Bundesland Ihrer Einrichtung ist dabei wichtig, weil dort die Anerkennungsbehörde sitzt. Der Vertrag liegt Ihnen vor der Unterschrift zur Prüfung vor, bindend ist nur der unterzeichnete Vertrag. Mit der Unterschrift fällt die erste Rate an, 40% unseres Honorars. Das ist Monat 0.

Schritt 2: Wie wähle ich eine Kandidatin aus?

Sie erhalten anonymisierte Profile, sobald passende Kandidatinnen verfügbar sind, in Monat 0 bis 1. Die Vorstellungsgespräche führen Sie per Video. Wir wählen vor, Sie entscheiden. Das Deutsch prüfen Sie selbst im Gespräch: B1 beim Vorstellungsgespräch, B2 bei der Ankunft. Wie ein Profil aufgebaut ist, sehen Sie im Musterprofil. Es zeigt nur den Aufbau, echte Profile gibt es erst im Gespräch mit Ihnen.

Schritt 3: Was muss mein Haus für die Anerkennung beitragen?

Zwei Dinge: ein konkretes Arbeitsangebot und eine schriftliche Vereinbarung mit der Kandidatin. Beides ist Voraussetzung, wenn die Kandidatin über eine Anerkennungspartnerschaft nach § 16d AufenthG einreist. Alles andere übernehmen wir: Übersetzung der Unterlagen, Antrag bei der zuständigen Landesbehörde, Visum und Unterlagen für die Behörden. Während das Verfahren läuft, bleiben wir Ihr Ansprechpartner für Rückfragen. Ihr Haus beantwortet die Rückfragen der Behörde, die Ihre Einrichtung betreffen.

Welche Behörde entscheidet über die Anerkennung?

Die Behörde im Bundesland Ihrer Einrichtung, deshalb nenne ich Ihnen im Erstgespräch zuerst Ihr Bundesland. Für fünf Länder haben wir die zuständige Stelle geprüft: Baden-Württemberg (Regierungspräsidium Stuttgart), Bayern (Landesamt für Pflege in Amberg), Nordrhein-Westfalen (Bezirksregierung Münster), Niedersachsen (Landesamt in Lüneburg) und Hessen (Landesamt in Darmstadt). Für Einrichtungen in Österreich gilt ein anderes Verfahren, dazu unten mehr.

Schritt 4: Was passiert in den Monaten 1 bis 7?

Hier passiert das meiste, aber wenig davon sehen Sie auf der Station. In Monat 1 bis 4 lernt die Kandidatin Deutsch von B1 auf B2, die Unterlagen werden übersetzt, der Antrag auf Anerkennung wird gestellt. In Monat 3 bis 7 läuft das Verfahren bei der Anerkennungsbehörde, dazu das Visum. Mit der Visumerteilung fällt die zweite Rate an, wieder 40%. Wie lange das Verfahren dauert, hängt vom Bundesland ab. Den Stand jedes Schritts sehen Sie in einem Portal, auch wenn Sie mehrere Personen gleichzeitig aufnehmen.

Was erwartet die Kandidatin im Anpassungslehrgang oder in der Kenntnisprüfung?

Das hängt vom Defizitbescheid ab, und den stellt die Behörde aus. Als Beispiel Hessen, weil das Landesamt die Zahlen veröffentlicht: Der Anpassungslehrgang umfasst 200 Stunden Theorie in 5 Modulen plus praktische Einsätze und endet mit einer mündlichen Prüfung. Die Kenntnisprüfung besteht aus einem praktischen Teil mit der Versorgung von bis zu 4 Bewohnern und einem mündlichen Teil von 45 bis 60 Minuten. In anderen Bundesländern nennen die Behörden Dauer und Gebühren im Einzelfall. Für Ihr Haus heißt das: Die Kandidatin arbeitet in dieser Zeit als Pflegehilfskraft bei Ihnen und braucht Zeit für Lehrgang und Vorbereitung. Planen Sie das im Dienstplan ein.

Schritt 5: Wie bereite ich Team und Ankunft vor?

In Monat 6 bis 9 bereiten Sie die Einarbeitung vor, wir die Ankunft. Der Flug wird von uns gebucht und Ihnen zum Selbstkostenpreis ohne Aufschlag in Rechnung gestellt. Am Flughafen holen wir die Kandidatin ab und helfen bei Wohnungssuche, Bankkonto, Krankenversicherung und Anmeldung am Wohnort. Auf Ihrer Seite stehen drei Aufgaben:

• Die Einarbeitung planen
• Das Team vorbereiten
• Eine Person für die Praxisanleitung benennen

Wie viele Personen sollte ich gleichzeitig aufnehmen?

Wir empfehlen 3 bis 5 Personen gleichzeitig, wenn Ihr Haus das tragen kann. In der Gruppe gewöhnen sich die Kolleginnen leichter ein. Das ist eine Empfehlung, keine Vorgabe. Wie viele Personen für Ihr Haus passen, besprechen wir im Erstgespräch. Bei mehreren Personen läuft jede mit eigenem Stand im Portal.

Wie unterstütze ich die Kandidatin in den ersten Wochen?

Mit einer festen Ansprechperson auf der Station. Benennen Sie die Praxisanleitung früh, damit die Kandidatin am ersten Tag weiß, an wen sie sich wendet. Eine erfahrene Kollegin, die der neuen Kollegin den Personalflur und die Abläufe zeigt, hilft mehr als jedes Handbuch. Bis zur Anerkennung arbeitet sie unter Aufsicht als Pflegehilfskraft, das gehört in Ihren Dienstplan. Wir bleiben bis zum Ende der Probezeit in regelmäßigem Kontakt mit ihr, und Sie sehen den Stand im Portal.

Was gilt ab der ersten Schicht?

Die Pflegefachkraft beginnt bei Ihnen, und die dritte Rate fällt an: 20%. Bis zur vollen Anerkennung arbeitet sie als Pflegehilfskraft unter Aufsicht, wenn die Behörde einen Defizitbescheid ausgestellt hat und Kenntnisprüfung oder Anpassungslehrgang noch laufen. Kurse und Anpassungslehrgang laufen bis zum Ende der Probezeit weiter, und wir bleiben in regelmäßigem Kontakt mit der Kandidatin. Ihr Haus führt, wir begleiten, und am Ende der Probezeit bitten wir um Ihre Rückmeldung.

Wer macht was?

Eine Faustregel für Ihre Planung: Die Kandidatin lernt und reist, die Behörden entscheiden, wir organisieren und begleiten, Ihr Haus führt.

• Wir mit Ihnen: Erstgespräch, Vertrag, Beschreibung Ihrer Stelle
• Wir wählen aus, Sie entscheiden: Profile und Vorstellungsgespräche
• Kandidatin mit uns: Deutsch, Unterlagen, Übersetzung, Antrag
• Behörden, wir begleiten: Anerkennung und Visum
• Wir, mit der Kandidatin: Flug, Abholung, Wohnung, Bankkonto, Krankenversicherung, Anmeldung
• Ihr Haus: Dienst und Einarbeitung ab der ersten Schicht

Was prüfe ich vor der Vertragsunterschrift?

Lesen Sie den Vertrag in Ruhe, Sie erhalten ihn vor der Unterschrift zur Prüfung. Achten Sie auf diese Punkte, weil sie auf der Website bewusst als offen stehen:

• Ob und in welcher Höhe bereits gezahlte Raten erstattet werden, wenn die Kandidatin nie einreist
• Welche Fälle nicht unter den kostenlosen Ersatz fallen und wie Sie einen Fall melden
• Ob die Beträge netto oder brutto inklusive Mehrwertsteuer gemeint sind
• Wer die Gebühren der Anerkennungsbehörde trägt
• Name und Lizenznummer des lizenzierten Entsendeunternehmens in Indonesien, die wir Ihnen vor Ihrer Unterschrift nennen

Was kann schiefgehen?

Drei Dinge, die ich offen nenne. Erstens die Behörden: Dauer und Ergebnis liegen nicht bei uns. Zweitens ein Ausfall vor der Einreise: Dann bieten wir eine Ersatzkandidatin an. Ob und in welcher Höhe bereits gezahlte Raten erstattet werden, wenn die Kandidatin nie einreist, ist noch nicht entschieden und wird im Vertrag festgelegt. Drittens ein Abgang nach der Ankunft: Verlässt die Pflegefachkraft Ihr Haus in den ersten 6 Monaten nach Arbeitsbeginn, suchen wir kostenlos eine Ersatzkraft. Welche Fälle nicht darunter fallen, zum Beispiel eine Kündigung durch Ihr Haus, legt der Vertrag fest.

Gilt dieser Ablauf auch in Österreich?

Nicht in allen Punkten. Statt der deutschen Landesbehörden läuft in Österreich die Nostrifikation nach österreichischem Verfahren, und für diplomierte Pflegekräfte ist die Rot-Weiß-Rot-Karte erst beantragbar, wenn sie abgeschlossen ist. Die Karte gilt 24 Monate und kostet 218 Euro Antragsgebühr, die Niederlassungsbehörde entscheidet innerhalb von acht Wochen. Stellen Sie den Antrag mindestens acht Wochen vor Beginn des Arbeitsverhältnisses. Was für Ihre Einrichtung gilt, klären wir im Gespräch.